Worum geht es?
In drei Sätzen:
- Sie fragen den Betreuungsbedarf der Eltern per E-Mail ab — das Programm erstellt die Mail-Vorlage.
- Sie sammeln die Antwort-E-Mails, exportieren sie aus Outlook und importieren sie hier.
- Das Programm macht einen Verteilungs-Vorschlag, den Sie per Drag & Drop anpassen können — fertig.
Zwei Arbeitsweisen
A) Mit Standardplänen — schnell anwendbar, ohne Abfrage
Geeignet, wenn Sie zu Schuljahresbeginn die Bedarfe einmal erfassen und für typische Notbetreuungs-Szenarien (z.B. „Kernzeit", „Halber Personalschlüssel") fertige Pläne ablegen. Im Ernstfall: einen Standardplan wählen — fertig.
B) Mit aktueller Abfrage — wenn aktuelle Bedarfe nötig sind
Geeignet bei spontanen oder veränderten Situationen, in denen Sie die Eltern erneut fragen müssen. Die Antworten können temporär für diese Situation, dauerhaft als neue Stamm-Bedarfe, oder als Grundlage für einen neuen Standardplan dienen.
Schritt für Schritt
Kinderstammdaten anlegen Tab „Kinder"
Tragen Sie jedes Kind einmal ein: Name, Gruppe, vertraglich vereinbarte Betreuungszeit pro Woche (in Stunden, z.B. 35 für eine 35h-Buchung), und die E-Mail-Adresse der Eltern.
Das Feld „Kumul. Notbetr. (h)" bleibt zunächst auf 0. Es zählt mit, wie viele Notbetreuungs-Stunden ein Kind im Laufe der Zeit insgesamt schon hatte — damit künftige Vorschläge fair bleiben.
Abfrage-Mail erstellen und versenden Tab „Bedarfsabfrage"
Tragen Sie den Zeitraum ein (z.B. „KW 23 (02.06.–06.06.2025)"), die Antwort-Deadline und Ihren Absendernamen. Den Einleitungstext können Sie an Ihre Kita anpassen.
Mit „Mailto-Link öffnen (alle Eltern)" öffnet sich Ihr Mailprogramm mit allen Eltern im BCC (nicht sichtbar untereinander — wichtig für den Datenschutz). Mit „Einzeln pro Kind" wird für jedes Kind ein eigenes Mail-Fenster geöffnet, in dem Name und Gruppe schon eingetragen sind.
[NOTBETREUUNG-ANTWORT v1]-Block in ihrer Antwort nicht verändern, sonst kann das Programm die Antwort später nicht automatisch zuordnen. Das steht auch in der Mail-Anleitung an die Eltern.Antworten sammeln und importieren Tab „Antworten importieren"
In Outlook markieren Sie die eingegangenen Antwort-Mails und ziehen sie per Drag & Drop in einen Ordner auf Ihrem Computer — Outlook erzeugt dabei .msg-Dateien. Alternativ: Rechtsklick auf eine Mail → „Speichern unter…" → Dateityp Outlook-Nachrichtenformat (.msg).
Klicken Sie hier auf „.msg-Dateien wählen…" und markieren Sie alle .msg-Dateien gleichzeitig. Das Programm liest jede Datei aus und ordnet die Antwort dem richtigen Kind zu (Namensabgleich).
Konnten manche Antworten nicht eindeutig zugeordnet werden (z.B. weil die Eltern den Namen anders geschrieben haben), erscheint ein Auswahl-Feld zum manuellen Zuordnen.
In der Tabelle „Aktuelle Bedarfe" sehen Sie alle Eingänge auf einen Blick. Sie können hier auch direkt korrigieren oder fehlende Bedarfe manuell eintragen (Format: 07:15-16:00 oder leer für „kein Bedarf").
---.Stamm-Bedarfe pflegen Tab „Antworten importieren"
Stamm-Bedarfe sind die zu Schuljahresbeginn dauerhaft erfassten Bedarfe pro Kind — die Grundlage für alle späteren Standardpläne. Sie sind getrennt von den aktuellen Bedarfen, die für eine konkrete Notbetreuungs-Situation gelten.
Über den Bedarfen sehen Sie zwei Buttons:
- ↑ Aktuelle Bedarfe als Stamm speichern: Übernimmt die nun eingegangenen Eltern-Antworten dauerhaft als Stamm-Bedarfe. Typisch nach der Schuljahresabfrage.
- ↓ Stamm-Bedarfe laden: Lädt die Stamm-Bedarfe wieder in die aktuelle Tabelle. Typisch zu Beginn einer Notbetreuungs-Situation, wenn Sie keine neue Abfrage starten wollen.
Beide Buttons sind optional: Wenn Sie immer mit neuer Abfrage arbeiten möchten, können Sie Stamm-Bedarfe ignorieren.
Standardpläne anlegen Tab „Standardpläne"
Ein Standardplan ist eine wiederverwendbare Vorlage aus Bedarfen + zugehöriger Verteilung — perfekt für typische Szenarien wie „Vollbetreuung", „Notbetreuung Kernzeiten" oder „Halber Personalschlüssel".
Vorgehen:
- Im Planer einen Plan vorbereiten (Vorschlag berechnen oder manuell zusammenstellen)
- In Tab „Standardpläne" auf „Aktuellen Stand als Standardplan speichern" klicken
- Name und optional Beschreibung eingeben
Sie können beliebig viele Standardpläne anlegen. Jeder ist eigenständig und kann unabhängig bearbeitet, aktualisiert oder gelöscht werden.
Standardplan im Notfall anwenden Tab „Planer" oder Tab „Standardpläne"
Bei einer akuten Notbetreuungs-Situation öffnen Sie den Planer. Ganz oben sehen Sie das Panel „Schnellstart: Standardplan anwenden" (sofern Sie mindestens einen Standardplan angelegt haben).
Standardplan wählen → „Anwenden" → fertig. Der Planer wird komplett mit den Bedarfen und dem Plan aus der Vorlage gefüllt. Sie können nun:
- direkt zu Schritt 8 (Plan annehmen) übergehen, oder
- per Drag & Drop individuelle Anpassungen vornehmen, oder
- eine zusätzliche, neue Bedarfsabfrage starten (Schritte 2-3), und deren Antworten temporär in den geladenen Plan einarbeiten.
Vorschlag berechnen und anpassen Tab „Planer"
Wenn Sie keinen Standardplan verwenden oder den geladenen Plan komplett neu berechnen möchten: Stellen Sie oben die Öffnungszeit pro Tag und die maximale Kinderzahl pro Tag ein. Mit „Vorschlag berechnen" erzeugt das Programm einen Verteilungs-Vorschlag.
Der Algorithmus priorisiert Kinder, die bisher wenig Notbetreuung hatten, gegenüber Kindern mit viel kumulativer Zeit — gemessen in Prozent vom vertraglichen Umfang. So bekommen über mehrere Notbetreuungs-Situationen hinweg alle Kinder einen ähnlich großen Anteil.
Im Wochenplan sehen Sie für jedes Kind:
- Bedarfsdeckung: Wie viel des gemeldeten Bedarfs ist im aktuellen Plan abgedeckt? (grün ≥85%, gelb 50–84%, rot <50%)
- Notbetr. kumul.: Wie viele Stunden hatte das Kind insgesamt schon — in Prozent seines Vertrags.
Sie können jeden Slot:
- Verschieben per Drag & Drop auf einen anderen Tag oder zu einem anderen Kind (Zellen werden getauscht)
- Neu zuweisen per Klick auf eine leere Zelle
- Entfernen per Klick auf das ✕ in der oberen rechten Ecke
Unten in jeder Tagesspalte sehen Sie die Σ-Zeile: aktuelle Belegung des Tages und Gesamtstunden. Wenn die Höchstgrenze überschritten wird, färbt sich die Zelle rot.
Plan annehmen und in Historie speichern Tab „Planer" · Button
Sind Sie zufrieden, klicken Sie auf „Plan in Historie speichern". Sie geben dem Plan eine Bezeichnung (z.B. „KW 23"). Das Programm:
- legt einen Schnappschuss des Plans in der Historie ab
- addiert die zugeteilten Stunden auf die kumulativen Werte jedes Kindes
Beim nächsten Notbetreuungs-Anlass berücksichtigt der Vorschlag-Algorithmus diese Werte automatisch.
Stand sichern und wieder einlesen Tab „Datei"
Der gesamte Zustand (Kinder, Stamm-Bedarfe, aktuelle Bedarfe, Plan, Standardpläne, Historie) wird über „Stand exportieren" als .md-Datei gespeichert. Das ist eine Textdatei, die Sie auf einem geschützten Laufwerk ablegen können.
Beim nächsten Öffnen des Programms — egal ob auf demselben oder einem anderen Computer — laden Sie die Datei mit „Stand aus Datei laden".
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Stamm-Bedarfen, aktuellen Bedarfen und Standardplänen?
Stamm-Bedarfe sind die zu Schuljahresbeginn dauerhaft hinterlegten Bedarfe pro Kind. Sie ändern sich selten.
Aktuelle Bedarfe sind die für die aktuelle Notbetreuungs-Situation geltenden Bedarfe. Sie können aus den Stamm-Bedarfen geladen, aus E-Mail-Antworten importiert oder manuell eingetragen werden.
Standardpläne sind komplette Vorlagen, bestehend aus Bedarfen + Verteilungs-Plan. Im Notfall können Sie einen Standardplan per Klick anwenden — ohne neue Abfrage.
Wie erstelle ich mehrere Standardpläne für unterschiedliche Szenarien?
Für jedes Szenario einzeln: (1) Bedarfe für das Szenario in den Planer laden (z.B. aus Stamm laden, dann ggf. anpassen), (2) „Vorschlag berechnen", (3) Plan anpassen, (4) im Tab „Standardpläne" „Aktuellen Stand als Standardplan speichern" klicken und benennen. Wiederholen Sie das für jeden Szenarientyp.
Typische Standardpläne: „Vollbetreuung" (alle Stamm-Bedarfe), „Notbetreuung Kernzeiten" (8:00–13:00), „Halber Personalschlüssel" (nur 50% der Kinder), „Sommerferien-Reduktion" usw.
Was passiert, wenn ich einen Standardplan anwende?
Die aktuellen Bedarfe, der Plan, die Öffnungszeiten und die Max.-Kinder-pro-Tag-Grenze werden mit den Werten aus dem Standardplan überschrieben. Nicht verändert werden: Stamm-Bedarfe, Kinderstammdaten, Historie und kumulative Notbetreuungs-Stunden.
Wenn Sie den geladenen Standardplan dann anpassen und mit „Plan in Historie speichern" annehmen, fließen die Stunden ganz normal in die kumulativen Werte ein. Der Standardplan selbst bleibt unverändert.
Kann ich einen Standardplan später ändern?
Ja. Im Tab „Standardpläne" gibt es bei jedem Eintrag zwei Bearbeitungs-Buttons: „Umbenennen / Beschreiben" ändert nur Name und Beschreibung. „Mit aktuellem Stand aktualisieren" überschreibt den gesamten Standardplan mit den jetzt im Planer aktiven Bedarfen und dem aktuellen Plan — praktisch, um eine bereits angewendete und feinjustierte Variante zurück in den Standardplan zu schreiben.
Kann ich Eltern-Antworten dauerhaft in die Stamm-Bedarfe übernehmen?
Ja. Nach dem Import der Antworten (Tab „Antworten importieren") finden Sie über der Bedarfe-Tabelle den Button „↑ Aktuelle Bedarfe als Stamm speichern". Damit werden die Antworten dauerhaft als Schuljahres-Bedarfe übernommen. Bestehende Stamm-Bedarfe für Kinder ohne neue Daten bleiben erhalten.
Werden meine Daten irgendwo gespeichert?
Während Sie das Programm geöffnet halten, werden die Daten im Kurzzeit-Speicher Ihres Browsers gehalten (sessionStorage). Sobald Sie den Tab oder den Browser schließen, sind die Daten weg — es sei denn, Sie haben über Tab „Datei" eine .md-Datei exportiert. Es werden keine Daten an Server gesendet, keine Cookies gesetzt, keine externen Schriften oder Skripte geladen.
Was passiert, wenn ein Kind im Vorschlag gar keine Zeit bekommt?
Das passiert, wenn die Tageskapazität (max. Kinder pro Tag) nicht ausreicht, um alle Bedürftigen unterzubringen. Der Algorithmus bevorzugt Kinder mit niedrigem kumulativen Anteil — das heißt, ein Kind, das schon viel Notbetreuung hatte, kann diesmal leer ausgehen, damit ein anderes Kind den Anschluss findet. Sie können das jederzeit manuell überstimmen, indem Sie Slots verschieben.
Kann ich Tageszeiten flexibel ändern, z.B. weil eine Erzieherin früher gehen muss?
Ja. Im Tab „Planer" oben können Sie pro Tag die Von-/Bis-Zeit anpassen. Diese Änderung wirkt sich auf neue Vorschläge aus. Bereits zugeteilte Slots bleiben unverändert; klicken Sie sie zum Verkürzen einzeln an.
Was mache ich, wenn Eltern den Antwortblock kaputt machen?
Wenn der Import-Algorithmus den Antwortblock nicht findet, sehen Sie eine Fehlermeldung im Import-Tab. Sie haben dann zwei Optionen: (1) den Antwortblock manuell sauber abschreiben und über „Antwort als Text einfügen" importieren, oder (2) direkt in der Tabelle „Erfasste Bedarfe" die Zeiten eintragen.
Was ist, wenn ein Kind die Kita verlässt?
Im Tab „Kinder" klicken Sie auf „Entfernen". Damit gehen auch die zugehörigen Bedarfe und der aktuelle Plan-Eintrag des Kindes verloren — die Historie bleibt aber erhalten (verweist dann auf „unbekannt: …").
Kann ich einen alten Plan zurückholen?
Im Tab „Historie" finden Sie alle früher angenommenen Pläne. Jeder Eintrag hat einen Button „In aktuellen Plan laden" — der aktuelle Plan wird damit überschrieben (mit Bestätigungsabfrage). Möchten Sie einen Eintrag komplett rückgängig machen, gibt es auch „Entfernen & Stunden abziehen" — dann werden die kumulativen Stunden der betroffenen Kinder wieder reduziert.
Was bedeuten die Farben im Planer?
- Grün: Bedarf gemeldet UND Zuteilung vorhanden — passt.
- Gelb: Bedarf gemeldet, aber noch keine Zuteilung — Kind wartet auf Platz.
- Lachsfarben: Zuteilung erfolgt, aber kein Bedarf gemeldet — eventuell ein Versehen?
- Beige: Leerer Slot — anklicken, um manuell zuzuweisen.
Brauche ich Internet?
Nein. Sie können diese HTML-Datei auf Ihrem Computer speichern (z.B. auf dem Desktop oder einem USB-Stick) und per Doppelklick öffnen. Das Programm läuft komplett offline — das ist eine bewusste Datenschutz-Entscheidung.
Kinderstammdaten
| Name | Gruppe | Vertrag (h/Wo) | E-Mail Eltern | Kumul. Notbetr. (h) |
|---|
Bedarfsabfrage per E-Mail
Vorschau der generierten Mail
Antworten importieren
So sieht ein erwarteter Antwortblock aus
Aktuelle Bedarfe
Standardpläne
Was unterscheidet einen Standardplan von der Historie?
Standardpläne sind wiederverwendbare Vorlagen. Sie wirken sich nicht auf die kumulativen Stunden der Kinder aus und können beliebig oft angewendet werden.
Historie sind tatsächlich durchgeführte Notbetreuungen. Sie werden chronologisch geführt und beeinflussen die Fairness-Berechnung künftiger Vorschläge.